Voor onze klant, een bedrijf in aroma’s, zijn we op zoek naar een nieuwe medewerker om hun team te versterken als allround administratief medewerker!

Taken:

Pre-sales taken: nieuwe klanten aanmaken tool x, sampels versturen (DPD,UPS,…), offertes verwerken:

• Prijzen ingeven in tool x;
• Offerte digitaliseren + mailen naar klanten + doc + specificaties;
• Losse proksopgaven naar map klant (X) zetten.

Bestellingen:

• Bestellingen ingeven tool + opmaken order bon- (magazijn bon digitaliseren + klasseren);
• Controle hoeveelheden (verpakking 5-10-20-25L) + klant informeren bij wijzigingen, MOQ of vertraagde bestellingen;
• Bevestiging naar klant sturen (ontvangstbevestiging + digitaliseren);
• Order opvolging + aanpassen bij aanvullingen – wijzigingen – info;
• Proforma sturen (klanten die op voorhand moeten betalen).

Transport:

• Transport aanvragen (incl. export);
• Kostprijzen vergelijken van transporteur + opvolgen contracten + marktonderzoek;
• Pallet etiketten maken, gewicht en DGD bepalen;
• Nodige documenten opstellen (CoA, VZN, factuur);
• Mapjes voor productie klaarmaken;
• EAD opstellen (accijnzen);
• AC4 document opstellen (accijnzen);
• Opvolgen levering order;
• Marktonderzoek tarieven transport leveranciers.

Transport Export:

• Prijsaanvragen transporten Air en Sea/Nederland (incl. controle SDS en gewichten uitrekenen + verdeling pallet);
• Proforma’s sturen incl. transport (export);
• Opvolging betaling en aanpassingen transporten/orders;
• Opvolging documenten export ( oorsprongscertificaat + Health certificate + B/L controleren/ AWB opvragen, Statement controleren);
• Labels drums/paletten;
• Paklijst/ CoA’s/ DGD/accijnzen;
• Eventueel douanestop regelen + opvolgen douane documenten;
• Opvolgen levering order.

Boekhouding leveranciers en diensten:

• Voorbereiding VH voor extern boekhoudkantoor.

Boekhouding klanten:

• Betalingen klanten opvolgen;
• Rappels sturen;
• Creditnota’s.

Algemene taken:

• Verdeling documenten en post;
• Telefonie;
• Onthaal receptie bezoekers;
• Bestellingen (kantoormateriaal, broodjes, …);
• Archiveren & digitaliseren;
• Uitzonderlijke/éénmalige projecten/marktonderzoek;
• Ontzorgen CEO & Business Manager.

Profiel

• Opleidingsniveau: Bachelor of gelijk door ervaring;
• Ervaring met transport en meer bepaald export is een groot pluspunt maar niet noodzakelijk een must als de wil er is om dit aan te leren;
• Een grondige kennis van MS office, vlot kunnen werken met interne IT pakketten;
• Kennis van NL, FR & ENG;
• Administratief sterk;
• Planning en organisatievermogen;
• Flexibel, snel kunnen schakelen ts verschillende taken;
• Confidentieel & discreet;
• Sterk communicatief;
• Zelfstandig en initiatief nemend, leergierig;
• Klantgericht en klantvriendelijk;
• Pro-actief & creatief;
• Samenwerken met de juiste attitude;
• Dynamisch & enthousiast;
• Verzorgd voorkomen;
• Duurzaam engagement.

Jobgerelateerde competenties

• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Brieven, tabellen, … invoeren volgens instructies
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Kopieerwerk verrichten
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

Persoonsgebonden competenties

• Betrouwbaarheid
• Verantwoordelijkheid
• Zorgvuldigheid
• Samenwerken
• Flexibiliteit
• Klantgerichtheid
• Stressbestendigheid
• Zelfstandigheid
• Resultaatgerichtheid
• Communiceren
• Plannen en organiseren

Aanbod

• Marktconform loon;
• Maaltijdcheques;
• Eco-cheques;
• Hospitalisatie verzekering;
• Groepsverzekering;
• Woon- werkverkeer vergoeding;
• Eindejaarspremie;
• Fulltime 39u week met een vast uurrooster;
• ADV dagen;
• 2 extra dagen betaald verlof.

Plaats tewerkstelling

3520 ZONHOVEN